إضافة التوقيع هي ميزة مفيدة تجعل من السهل إدارة التوقيعات الرقمية داخل النظام. بمجرد تمكينها، يصبح زر التوقيع متاحاً في مناطق محددة، مما يسمح للمستخدمين بتوقيع الوثائق مباشرة. هذه الإضافة تدعم إجراءات التوقيع بين الشركة والأطراف الخارجية مثل الموردين أو أعضاء الطاقم أو شركاء البناء. تضمن أن كلا الطرفين يمكنهما إكمال جزئهما من العملية دون الحاجة لإدارة الوثائق خارج المنصة. الإضافة تحسن الوضوح وتسرع التأكيدات وتساعد في الاحتفاظ بجميع الأنشطة المتعلقة بالتوقيع في مكان واحد.
هذه الإضافة تفرض أذونات التوقيع بناءً على أدوار المستخدمين. بينما تملك الشركة حق الوصول الافتراضي للتوقيع، يحتاج الموردون والطاقم وشركاء البناء إلى حقوق توقيع صريحة. كل دور يمكنه التوقيع فقط في وحدات محددة، مما يضمن الاستخدام الآمن والمصرح به.
عند العمل مع المشتريات، يمكن للشركة بسهولة استخدام إضافة التوقيع بعد تمكينها. أثناء إنشاء مشترى، يظهر زر التوقيع للشركة افتراضياً. لا حاجة لأذونات أو إعدادات إضافية للشركة للوصول إلى الميزة. هذا يسمح للشركة بإنهاء المشتريات وجعلها رسمية ببضع نقرات فقط. كما يساعد في الاحتفاظ بنسخة موقعة من سجل المشترى مباشرة داخل النظام، مما يمكن أن يكون مفيداً لعمليات الموافقة الداخلية أو التحقق الخارجي إذا لزم الأمر.
إضافة التوقيع تسمح أيضاً للموردين بإضافة توقيعهم إلى مشترى، ولكن تحت شروط محددة. أولاً، يجب على المورد تسجيل الدخول إلى النظام. ثانياً، يجب أن تكون الشركة قد عينت إذن التوقيع لدور المورد. فقط بعد استيفاء كلا الشرطين يمكن للمورد الوصول إلى خيار التوقيع. إذا لم يوقع المورد المشترى بعد، سيعرض النظام حالة تظهر "غير موقع". هذا يسمح للشركة بتتبع ما إذا كان المورد قد أكمل جزءه أو إذا كان الإجراء لا يزال معلقاً. كما يساعد في ضمان أن كلا الطرفين على علم بمسؤولياتهما في عملية المشترى.
الشركة لديها أيضاً إمكانية الوصول لتوقيع الفاتورة في نفس القسم. على عكس الموردين، الشركة لا تحتاج أي إعداد أو إذن إضافي للقيام بذلك. طالما أن إضافة التوقيع مفعلة، سيكون زر التوقيع متاحاً للشركة للاستخدام. هذا يسمح للشركة بإنهاء الفواتير بسرعة والاحتفاظ بسجل الموافقة. عندما يوقع كل من المورد والشركة، يصبح واضحاً أن الفاتورة تم الاعتراف بها بشكل متبادل، مما يفيد للمرجع المستقبلي أو التدقيق. الإضافة تضمن أن هذه العملية سهلة وقابلة للتتبع.
في قسم الفاتورة، الموجود تحت المحاسبة ← المصروفات، يمكن للموردين أيضاً الاستفادة من إضافة التوقيع. تماماً كما في المشتريات، يجب على الموردين تسجيل الدخول ويجب أن يكونوا قد حصلوا على إذن التوقيع من الشركة تحت دور المورد. إذا تم استيفاء هذه الشروط، يمكنهم توقيع الفاتورة مباشرة داخل النظام. هذا التوقيع يساعد في تأكيد أن المورد يوافق على تفاصيل الفاتورة، مما يجعل عملية الفوترة أكثر موثوقية. يمكن للشركة رؤية ما إذا كان المورد قد وقع، مما يساعد في تجنب الالتباس والتأخير في دورات الدفع.
للمهام المعينة تحت قسم المشروع، تتضمن إضافة التوقيع خيار توقيع مخصص للشخص أو الفريق المعين إليه المهمة. يجب على عضو الطاقم المعين تسجيل الدخول ويجب أن يكون لديه إذن التوقيع المعين من الشركة تحت دور الطاقم. فقط حينها يمكنهم الوصول إلى خيار التوقيع وإكمال عملية التوقيع. من ناحية أخرى، الشركة لديها وصول افتراضي لتوقيع مهام المشروع ولا تحتاج أي أذونات إضافية. هذا الإعداد يسمح لكل من المعين والشركة بالاعتراف بالتقدم أو إكمال المهام حسب الحاجة، مما ينشئ سجلاً واضحاً للمساءلة داخل عملية إدارة المهام.
في قسم مواقع البناء، تعطي إضافة التوقيع حقوق التوقيع فقط لشركاء البناء. هؤلاء المستخدمون يجب أن يسجلوا الدخول ويجب أن يكونوا قد حصلوا على إذن التوقيع من الشركة تحت دور شريك البناء. بمجرد استيفاء هذه الشروط، يمكنهم توقيع الوثائق المتعلقة بالموقع من جانبهم. على عكس الأقسام الأخرى، الشركة ليس لديها إذن للتوقيع هنا. يمكنها فقط عرض التوقيعات التي تم تقديمها من شركاء البناء. هذا يحافظ على مسؤولية التوقيع محدودة للشركاء الميدانيين المناسبين ويعطي الشركة الرؤية دون التدخل في عملية التوقيع.
مع داش، يمكنك إدارة جميع وظائف عملك بسهولة من موقع واحد.
احصل على أكثر من إضافة مميزة للمحاسبة والموارد البشرية والمدفوعات والعملاء المحتملين والاتصالات والإدارة والمزيد، كل ذلك في مكان واحد!
مع داش، يمكنك إدارة جميع وظائف عملك بسهولة من موقع واحد.
